¿Será obligatoria la facturación electrónica para autónomos y pymes en 2024?

La Ley Crea y Crece, en vigor desde octubre de 2022, introdujo la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, una medida para la que conviene prepararse, puesto que su desarrollo reglamentario ya está en proceso y, con él, comenzará a correr el plazo para adaptarse a este cambio normativo.

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, regula la obligación de factura electrónica en todas las operaciones entre empresarios y profesionales en un único artículo y una disposición final. El contenido de la norma referido a este tema es muy escueto y, salvo el respeto a los estándares europeos y a la regulación fiscal, deja todos los aspectos específicos, características y funcionamiento a un posterior desarrollo reglamentario.

Los más optimistas esperaban que en un plazo de seis meses ya tendríamos un desarrollo normativo en vigor, pero no ha sido así. Nada más lejos de la realidad.

Este reglamento aún está pendiente de aprobación. El Gobierno lo sacó a consulta pública el pasado 7 de marzo y con posterioridad, el 20 de junio lo publicó como Proyecto de Real Decreto iniciándose así el plazo de audiencia e información para formular alegaciones.

Ese texto definitivo aún no se ha hecho público y se desconoce si ya ha sido remitido al Consejo de Estado. Teniendo en cuenta el tiempo necesario para su tramitación y los informes obligatorios que han de solicitarse, la tramitación puede tardar como mínimo tres meses.

Este retraso, en parte motivado por el adelanto electoral, pospondrá la obligación sobre la factura electrónica, ya que la norma señala un calendario de implantación de uno, dos o tres años tras su aprobación.

Más pronto que tarde y para todo el mundo, aunque para unos antes que otros, la factura electrónica va a ser obligatoria. Se entiende por factura electrónica la que siendo expedida y recibida en formato digital entre empresarios y profesionales documenta operaciones comerciales concertadas entre ellos.

Existen dos excepciones a la obligación de expedir, transmitir y entregar factura en formato electrónico:

• Cuando se trate de operaciones que se documenten a través de facturas simplificadas.

• Cuando se expidan voluntariamente sin que exista obligación de hacerlo.

Si acertamos en nuestras previsiones y a principios de 2024 se aprueba el reglamento:

•Un año después, en 2025, las empresas con más de ocho millones de facturación sólo podrán emitir facturas electrónicas.

• A los dos años, en 2026, la obligación se extenderá a los autónomos y pymes con menos de 8 millones de ingresos.

•Tres años después, en 2027, todos los negocios tendrán la obligación de informar a la Agencia Tributaria o a sus proveedores del estado en el que se encuentran sus facturas.

12 meses: año 2025

Si el reglamento de facturación se aprobara finalmente a principios de 2024, empezará la cuenta atrás y los negocios de más de ocho millones de euros de ingresos anuales sólo tendrán un año, hasta principio de 2025, para empezar a emitir todas sus facturas por medios electrónicos. Tendrán la opción de hacerlo a través de un programa privado o mediante la solución pública de Hacienda.

El sistema español de factura electrónica está compuesto por un conjunto de plataformas de intercambio de carácter privado y por la solución pública de facturación electrónica, que cumplirá además la función de repositorio, y que será gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Durante estos doce primeros meses, y como medida transitoria, las empresas obligadas a emitir facturas electrónicas (con facturación mayor a 8 millones) deberán enviar adicionalmente un documento en formato PDF que asegure su legibilidad por las empresas y profesionales para los que aún no es exigible, salvo que acepten voluntariamente recibirlas en el formato original.

De este modo, aunque el autónomo o pyme no tenga aún un programa de facturación electrónica podrá recibir y ver igualmente la factura que le están enviando, aunque los emisores sí tengan la obligación de facturar por medios digitales.

24 meses: año 2026

Al año siguiente, comenzaría la siguiente etapa: el plazo para que todos los autónomos y empresas, independientemente del volumen de sus ingresos, tengan que facturar obligatoriamente por medios digitales.

También existirá la posibilidad de que los autónomos y pymes que no quieran contratar un programa de facturación privado recurran a la solución pública de Hacienda, una plataforma abierta en la que podrán registrarse gratuitamente y emitir o recibir sus facturas por medios electrónicos cumpliendo con la imposición normativa.

Si optan por utilizar su propio software, el reglamento establece también para este mismo año la obligación para las empresas y autónomos que reciban sus facturas electrónicas, total o parcialmente, a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas privadas, de hacer público el punto de entrada de facturas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web.

Según añade el borrador del reglamento, en caso de que las empresas y profesionales no hayan identificado aún su punto de entrada de facturas electrónicas se entenderá que están en la solución pública de facturación que pondrá en marcha Hacienda.

36 meses: año 2027

Los autónomos tendrán un año más, es decir hasta el 2027, para adaptarse totalmente al sistema. Según el artículo 8 del borrador del Reglamento de la Ley 18/2022, los destinatarios de facturas electrónicas, esto es, los autónomos que contratan servicios a otros negocios deberán desde ese año informar al obligado a expedir la factura (proveedor empresario o profesional) sobre los distintos estados de recepción o pago en el plazo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos o festivos.

En caso de que optaran por la solución pública de Hacienda, los requisitos serían los mismos, sólo que en este supuesto deberán remitirle en esos mismos plazos el estado de sus facturas a la Agencia Tributaria.

Por ejemplo, si un autónomo recibe una factura un martes deberá informar al emisor -o a Hacienda- de su recepción, como tarde, el lunes. Si ese lunes se realizará el pago, deberá comunicar, como tarde, el viernes siguiente que ya se ha realizado el pago, indicando la fecha.

Los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar al obligado a expedir la factura de su aceptación o rechazo, de su fecha y del pago efectivo completo; aunque adicionalmente, se podrá informar también de la aceptación o rechazo comercial parcial de la factura, fecha y pago parcial, importe y cesión a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y fecha de la cesión. Asimismo, la información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso.

Aunque sigue siendo una asignatura pendiente para muchas empresas y trabajadores autónomos de nuestro país, las administraciones tienen claro que la digitalización de las facturas es el camino a seguir para evolucionar como sociedad y luchar contra la morosidad y el fraude fiscal. Hay que tener en cuenta que la implantación de la factura electrónica obligatoria será de especial relevancia para acreditar el cumplimiento de los periodos de pago y poder acceder a las convocatorias de contratos o subvenciones públicas.